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5Sで仕事環境を整えてからPDCAを回そう

「うちの会社ではPDCAが回らなくて」という話をよく耳にします。PDCAはPLAN(計画)・DO(実行)・CHECK(評価)・ACTION(改善)を回していくことであり、仕事の基本と言えます。基本ができていないとは、はたして大丈夫だろうかと思ってしまいますが、実際に私は多くの企業でPDCAが回っていない現状を見てきました。

回らない理由は幾つもありますが、それ以前にPDCAを回すにあたっての“環境”と“マインド”という2つの土台が準備できていないように思います。

“環境”として挙げられるのは、いわゆる「5S」です。『整理・整頓・清潔・清掃・しつけ』の頭文字を取ったもので、トヨタをはじめとする製造業ではほぼ徹底されています。なぜ5SがPDCAに影響するかというと、まず『整理・整頓』は仕事における「時間」に影響を与えます。仕事をする環境で『整理・整頓』ができていない場合、モノを探す時間ばかりが増えてしまうのです。

ある調査によると、サラリーマンが仕事中にモノを探す時間は1年間で150時間にも及ぶそうです。資料を探す、パソコン内のデータを探す、文房具を探すなど、日々の細かな時間も積もると馬鹿にならないということです。こういった無駄な時間を少しでも減らし、質の高い仕事時間を作り上げるためにも『整理・整頓』は重要になるのです。

次の『清潔・清掃』は、仕事における「気持ち」に作用します。シャツが汚れていたり、スーツにフケが溜まっていたりする人と一緒に仕事をすると、なんともやる気が萎えてしまいます。また、職場にゴミが散乱していたり作業する机が汚れていても同様でしょう。綺麗な環境というのは仕事に向き合う姿勢に影響を及ぼします。また、日頃から身の回りを綺麗にしておくことで、何か問題が発生したときに発見しやすいという利点もあるのです。

そして、5つ目の『しつけ』はマナーを身につけるということですが、前の4つのSを「いかに仕組み化できるか」という意味もあります。例えば『毎週月曜の朝は掃除の日にする』とか、『皆で使うものは台帳をつけて管理する』など、継続できる仕組みを考えるのも『しつけ』の一つと言えます。

当たり前のことではありますが、胸を張って「出来ている」と答える企業は少ないのではないでしょうか。これら5つのSが土台として機能することで、ようやくその上でPDCAが回り始めるのだとトヨタでは考えられています。

 

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