基調講演の依頼を効果的に行うための5つのポイントとは

イベントの中核をなす基調講演。

これは、多くの場合、聴衆を引きつけ、全体のトーンを定める重要なセッションと言えます。一言で言うならば、基調講演はイベントにおける「顔」とも称され、その質はイベント自体の評価を大きく左右します。では、なぜ基調講演とその講演者選びがこれほどまでに重要なのでしょうか？

基調講演がイベントにもたらすインパクト

基調講演は、その深い洞察や刺激的なストーリーで、聴衆の注目を引き、会場全体を一つのテーマやメッセージで結束させる力があります。

質の高い講演は、イベントのハイライトとなり、参加者が家やオフィスに帰った後も長く記憶に残ります。その影響はSNSなどで広がり、イベントのリーチを一気に拡大する可能性も秘めているのです。

優れた講演者がもたらす価値とは

一方で、卓越した基調講演者がもたらす価値は計り知れません。

基調講演者は、単なる情報伝達以上の役割を担います。熟練した講演者は、複雑なトピックを分かりやすく解説し、参加者の関心を引きつけるストーリーを紡いでいきます。

また、基調講演者の洞察や経験は、参加者に新しい視点を提供し、深いインスピレーションをもたらすことができるでしょう。専門的な知識と情熱を兼ね備えた講演者は、聴衆を次なるアクションへと導く刺激を与えることもできるはずです。

ですから、イベント企画の担当者は、基調講演者の選定と依頼に細心の注意を払う必要があります。そのポイントを5つにまとめ、次から解説していきましょう。

基調講演依頼のポイント（1）適切な基調講演者の選定

前述したように、イベントの成功には適切な基調講演者の選定が極めて重要です。参加者が価値を感じ、満足する講演は、イベントの品質と評価を大きく高めます。そのためのポイントをいくつか考えてみましょう。

・ターゲットとなる参加者とのマッチング

基調講演者選びの出発点は、ターゲットとなる参加者の理解です。聴衆が何を学びたいのか、何にインスパイアされるのかを把握することで、講演でのメッセージが共鳴しやすくなります。さまざまなバックグラウンドを持つ講演者がいますが、その中から参加者と最も合致する人物を見つけることが重要になります。

・講演者の専門性と信頼性

選定した講演者が、テーマに対して十分な専門性と実績を持っているかを確認しましょう。講演者の専門的背景や実績が、イベントのテーマやメッセージを強力にサポートできるでしょうか。聴衆に新しい知見や洞察を提供するものでしょうか。それらを見極めることも必要です。

・過去の講演とその評価の確認

講演者選びの際には、過去の講演内容や配信、そしてそれに対する評価や感想をチェックすることも忘れてはいけません。以前の講演がどのような反響を呼んだのか、また、そのスタイルやコンテンツが現在のイベントと合致しているかを確認します。実際のパフォーマンスや参加者からの評価は、講演者の実力を理解するうえで非常に参考になります。

基調講演依頼のポイント（2）丁寧で具体的な依頼内容の構築

基調講演者の関心を引き付け、協力を得るためには、依頼の際のアプローチがカギとなります。ここでは、具体的かつ丁寧な依頼をどのように行うべきか、ポイントを押さえていきましょう。

・イベントの目的と講演テーマの明示

まず最初に、イベントの核となる目的と講演テーマを明確にしましょう。講演者に対して、イベントで何を達成したいのか、講演によって参加者にどのような価値を提供したいのかを具体的に伝え、ビジョンを共有します。これにより、講演者もその目標に対して具体的な内容を形作りやすくなります。

・講演のフォーマットと期待するアウトプット

次に、講演のフォーマットと期待するアウトプットについて詳細を伝えます。オンラインまたはオフラインでの実施、講演時間、Q&Aセッションの有無、使用可能な機材など、実施の具体的な条件を説明しましょう。また、イベントで得たい具体的な成果や、参加者に伝えたいメッセージも明示します。

・依頼のメリットを講演者に示す

講演者に協力をお願いするにあたり、そのメリットを具体的に示すことも忘れてはいけません。講演者にとってのメリットは、自らの専門性をアピールする機会であり、新しいオーディエンスやネットワークとの接点を得るチャンスでもあります。その依頼が講演者自身のブランドやキャリアにどのように貢献するかを、具体的な利点とともに伝えましょう。

基調講演依頼のポイント（3）依頼時のコミュニケーションの秘訣

基調講演者への依頼が成功に結びつくためには、コミュニケーションスキルが極めて重要です。依頼の際のアプローチは、その後の協働体験を形作る基盤ともなります。では具体的なコミュニケーションの秘訣を探っていきましょう。

・パーソナライズされたアプローチ

まず第一に、講演者への依頼メッセージは、パーソナライズされていることが重要です。講演者が以前関わったプロジェクトや出版物に触れ、それに基づいたイベントの目的やテーマの関連性を示すことで、講演者があなたのイベントにどう貢献できるかのビジョンを共有します。

・クリアで協力的なコミュニケーション

次に、クリアかつ協力的なコミュニケーションを心掛けましょう。依頼の詳細を明確かつ簡潔に伝え、講演者が何を期待されているのかを理解しやすくします。また、相手の意見や要望に耳を傾け、フレキシブルな姿勢を持つことで、建設的なパートナーシップを築く基礎を作りましょう。

・フォローアップの計画と実施

依頼を送った後のフォローアップも大切なステップです。もし、依頼から一定の期間返答がない場合には、礼儀正しく再確認のメッセージを送りましょう。また、依頼が承認された際も、引き続きのプロセスや準備に関して、定期的なコミュニケーションを保ちながら関係を築いていきます。

基調講演依頼のポイント（4）契約と調整には注意する

基調講演者への依頼は、適切な契約と丁寧な調整から始まります。契約は双方の期待を明文化し、不確実性を排除する要素であり、調整はその実現をスムーズに導きます。ここでは契約と調整における重要なポイントを見ていきましょう。

・契約書作成時の要点

契約書は、法的紛争を防ぎ双方の権利と責任をクリアにします。契約書を用意する際の重要なポイントとしては、講演者の報酬、講演内容とフォーマット、利用可能なリソース、著作権の取り決め、キャンセルポリシーなどを詳細に記述することです。専門家や弁護士とも協力し、漏れがないか確認を行いましょう。

・期間とコンディションの調整

次に、講演者との期間とコンディションの調整も大切です。イベントのスケジュール、リハーサル、設備チェックなど、タイムラインを事前に共有しましょう。どういった機材やサポートが必要か、などの講演者のニーズも把握し、最適なコンディションを整えます。

・予想外のシチュエーションへの備え

最後に、予想外のシチュエーションへの備えも欠かせません。技術的トラブルや講演者の急なキャンセルなどに迅速に対応するためのバックアッププランを検討します。代役の講演者のリストや、事前のテクニカルチェックを徹底し、可能な限りリスクを最小化しましょう。

基調講演依頼のポイント（5）講演者とのリレーションシップ構築

イベントが成功するうえでの重要な要素として、講演者との協働は欠かせません。これは、一過性のものでなく長期にわたる信頼関係を築くつもりで臨みましょう。ここでは、リレーションシップ構築のポイントを解説します。

・尊重と感謝の表現

まずは基本となる、尊重と感謝の表現です。講演者の知識や経験に敬意を示し、その協力や貢献に対して真心からの感謝を伝えます。講演後も感謝のメッセージを忘れないようにしましょう。リスペクトと感謝は、持続可能な関係性の土台となるのです。

・サポートとフォローの提供

次に、サポートとフォローの提供も重要です。講演者がストレスなくパフォーマンスを発揮できるよう、技術的なサポートや事務的なアシスタンスをしっかりと提供しましょう。また、イベント後も参加者からの評価や写真などをシェアして、その活動をサポートします。

・長期的な関係の確立とネットワーク

最後に、一度築いた関係を大切にし、長期的なコネクションとして育てましょう。SNSでのフォローやメールでの定期的なアップデートなどを通じ、コミュニケーションを保ちます。また、将来的な協働の可能性を探るとともに、他のイベントやプロジェクトへの紹介も視野に入れ、互いのネットワークを広げていくことも視野に入れましょう。